KI-Automatisierung · Gründer & KMU
Routine automatisieren – damit du am Geschäft arbeitest, nicht im Postfach.
Als Gründer bist du Vertrieb, Buchhaltung und Kundendienst in einer Person. Vieles davon ist Routine, die sich automatisieren lässt: Anfragen sortieren, Termine buchen, Belege ablegen, Standardfragen beantworten. Wir bauen diese Abläufe für dich – betrieben auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland, nicht als Bastellösung aus zwanzig Abos.
Anfragen vorqualifizieren
Jede Anfrage von Website, E-Mail oder WhatsApp wird automatisch erfasst, kategorisiert und mit den wichtigsten Eckdaten aufbereitet – du siehst sofort, was dringend ist und was Spam.
Ergebnis: keine übersehene Anfrage, schnellere Antwortzeiten.
Termine ohne Hin und Her
Interessenten buchen freie Slots selbst, Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus, Absagen geben den Slot wieder frei.
Ergebnis: weniger Telefon-Pingpong, weniger geplatzte Termine.
KI-Assistent für Standardfragen
Öffnungszeiten, Preise, Ablauf, Anfahrt – ein Assistent auf deiner Website beantwortet die immer gleichen Fragen rund um die Uhr und übergibt alles andere an dich.
Ergebnis: erreichbar auch abends, ohne abends zu arbeiten.
Belege & Buchhaltungs-Zuarbeit
Rechnungen und Belege aus Postfach und Foto landen automatisch benannt und sortiert dort, wo dein Steuerberater sie erwartet.
Ergebnis: kein Schuhkarton am Quartalsende.
Angebote & Dokumente
Aus einer Anfrage wird ein vorbefülltes Angebot oder Formular – du prüfst und schickst ab, statt jedes Mal bei einem leeren Dokument zu starten.
Ergebnis: Angebote am selben Tag statt nächste Woche.
Inhalte & Sichtbarkeit
Aus deinem Fachwissen werden regelmäßige Blog- und Profilbeiträge – vorbereitet zur Freigabe, nicht ungeprüft veröffentlicht.
Ergebnis: aktive Präsenz, die auf deine Google-Sichtbarkeit einzahlt.
Unsere Regeln für Automatisierung mit KI
Wir automatisieren selbst seit Jahren – die eigene Lernplattform, Kundenprozesse, interne Abläufe. Daraus haben sich Regeln ergeben, die wir nicht verhandeln, weil sie den Unterschied machen zwischen einem Werkzeug und einem Risiko.
- Freigabe vor Wirkung. KI bereitet vor – Angebote, Texte, Antworten. Nach außen geht nichts ohne deine Freigabe, solange du es nicht ausdrücklich anders willst.
- Plausibilität vor Automatik. Jede automatisch erzeugte Ausgabe durchläuft eine Prüfung, bevor sie Daten überschreibt oder verschickt wird.
- Deutsche Infrastruktur. Die Abläufe laufen auf unserer eigenen Umgebung in Deutschland – DSGVO-konform, ohne dass deine Kundendaten durch ein Dutzend US-Abos wandern.
- Du bleibst Eigentümer. Zugänge, Daten und Abläufe gehören dir. Wenn du gehst, nimmst du sie mit – wir bauen keine goldenen Käfige.
- Erst der Engpass, dann das Werkzeug. Wir starten mit dem einen Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet – nicht mit einem Zwanzig-Punkte-Projekt.
So läuft ein Automatisierungsprojekt
Klein anfangen, messen, dann ausbauen
Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern am Zuschnitt: zu viel auf einmal, gebaut an dem vorbei, was im Alltag wirklich passiert. Deshalb arbeiten wir in kleinen, messbaren Schritten – der erste Ablauf muss sich beweisen, bevor der zweite kommt.
- Engpass-Gespräch
Wir gehen deine Woche durch: Wo geht Zeit verloren, was nervt, was bleibt liegen? Daraus wählen wir gemeinsam den einen Ablauf mit dem größten Hebel.
kostenlos · 30–45 Min. - Pilot bauen
Wir bauen den Ablauf, testen ihn mit echten Fällen und stellen ihn dir vor. Du prüfst die Ergebnisse, wir justieren – erst dann geht er in den Echtbetrieb.
Festpreis - Betrieb & Messung
Der Ablauf läuft auf unserer Infrastruktur, wir überwachen ihn und du siehst, was er dir bringt: erfasste Anfragen, gebuchte Termine, gesparte Stunden.
monatlich - Ausbauen, wenn es sich trägt
Erst wenn der erste Ablauf messbar Zeit spart, gehen wir den nächsten an. So wächst dein System mit deinem Geschäft – nicht mit unserem Angebot.
dein Tempo
Aus der Praxis
Drei typische Abläufe – vorher und nachher
Anonymisierte Beispiele aus Projekten für Gründer und kleine Betriebe – so sieht der Unterschied im Alltag aus:
Vorher
Anfragen kommen über Website, E-Mail und WhatsApp verstreut rein. Abends eine Stunde sortieren, zwei sind untergegangen, eine war Spam, die dringende wurde als Letzte beantwortet.
Nachher
Jede Anfrage landet automatisch erfasst und kategorisiert an einem Ort – mit Eckdaten, Dringlichkeit und Antwortvorschlag zur Freigabe. Antwortzeit von einem Tag auf unter zwei Stunden.
Vorher
Terminvereinbarung per Telefon-Pingpong: drei Anrufe, zwei Rückrufe, ein vergessener Termin pro Woche. Der Kalender lebt im Kopf.
Nachher
Interessenten buchen freie Slots selbst, Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus, Absagen geben den Slot frei. Geplatzte Termine gehen spürbar zurück, das Telefon klingelt für Aufträge statt für Terminfragen.
Vorher
Rechnungen stecken im Postfach, auf dem Handy und im Handschuhfach. Am Quartalsende zwei Abende Suchen, der Steuerberater mahnt fehlende Belege an.
Nachher
Beleg fotografieren oder E-Mail weiterleiten – Ablage, Benennung und Übergabe an den Steuerberater laufen automatisch, mit Plausibilitätsprüfung davor. Quartalsabschluss ohne Suchabende.
Die Beispiele sind vereinfacht und anonymisiert; Zahlen hängen vom Einzelfall ab. Was übertragbar ist: Der Gewinn steckt fast nie in spektakulärer KI, sondern darin, dass Routine zuverlässig ohne dich läuft – und du nur noch freigibst.
Häufige Fragen
Was kostet eine Automatisierung?
Abhängig vom Ablauf: Ein Terminbuchungs-Setup ist etwas anderes als eine Angebots-Pipeline. Wir starten mit einem kostenlosen Gespräch, in dem wir deinen zeitfressendsten Ablauf identifizieren, und nennen dann einen Festpreis für Einrichtung plus einen monatlichen Betrag für Betrieb und Pflege. Absolventen der Gründerschmiede erhalten Alumni-Konditionen.
Brauche ich dafür technisches Wissen?
Nein. Du beschreibst den Ablauf, wie du ihn heute von Hand machst – wir bauen, testen und betreiben ihn. Du bekommst eine Einweisung und einen Ansprechpartner, keine Admin-Oberfläche, die du fürchten musst.
Ist das DSGVO-konform?
Die Abläufe laufen auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland, Auftragsverarbeitung inklusive. Welche Daten wohin fließen, dokumentieren wir – auch für deine Datenschutzerklärung, die wir als eRecht24-Partner gleich mit aktuell halten können.
Ich habe noch gar keine Website – wo fange ich an?
Dann in dieser Reihenfolge: Website als Fundament, Google-Sichtbarkeit, damit Anfragen kommen, Automatisierung, sobald die Routine dich Zeit kostet. Wir sagen dir ehrlich, wenn Automatisierung für dich noch zu früh ist.