Selbstmanagement

Du hast keine Zeit? Du hast Prioritäten. Als Selbstständiger ist Zeit dein einziger Rohstoff, und niemand plant sie für dich. Dieser Text fasst zusammen, was unser Kurs zum Selbstmanagement erklärt.

Wo die Woche wirklich hingeht

Die erste Übung ist unbequem: eine Woche lang aufschreiben, wohin die Stunden gehen. Bei den meisten Gründern steht am Ende ein kleiner Anteil bezahlter Zeit neben viel Fahrzeit, Angebotsschreiben, Buchhaltung, Telefon und Suchen. Das ist keine Charakterfrage, sondern eine Rechnung – und sie erklärt, warum der Stundensatz nicht aus den Arbeitsstunden, sondern aus den verrechenbaren Stunden hergeleitet wird.

Eisenhower: was zuerst, was nie

Der entscheidende Satz: Wichtig und nicht dringend wird nie von selbst dringend – es wird nur irgendwann zu spät. Deshalb bekommt dieses Feld als einziges einen festen Block im Kalender.

Wochenplan mit Zeitblöcken

• Feste Blöcke für Akquise, Kundenarbeit, Büro und Privates – mit Farben im Kalender.
• Gleichartiges bündeln: alle Angebote an einem Vormittag, alle Fahrten an einem Tag, Telefonate in zwei festen Fenstern.
• 20 Prozent Puffer. Eine Woche ohne Puffer ist eine Woche, die am Dienstag kippt.
• Die beste Zeit für die schwerste Aufgabe. Bei den meisten liegt sie am Vormittag – dann gehört dorthin nicht das Postfach.

Tagesplanung in fünf Minuten: die ALPEN-Methode

1. Aufgaben notieren – alles aus dem Kopf auf die Liste.
2. Länge schätzen – jede Aufgabe bekommt eine realistische Dauer.
3. Pufferzeit einplanen – nur rund 60 Prozent des Tages verplanen.
4. Entscheidungen treffen – drei A-Aufgaben, der Rest ist Zugabe.
5. Nachkontrolle – am Abend prüfen, was blieb, und warum.

Die fünf Zeitfresser

• Unterbrechungen: Nach jeder Unterbrechung dauert es im Schnitt über 20 Minuten, bis du wieder voll in der Aufgabe bist. Fünf Anrufe kosten zwei Stunden.
• Multitasking: kostet Qualität und Zeit zugleich.
• Perfektionismus an Stellen, die niemand sieht.
• Fehlende Entscheidung: Aufgaben, die mehrfach angefasst und wieder weggelegt werden.
• Unnötige Wege: Einzelaufträge quer durch die Stadt statt gebündelter Touren.

Pareto: 20 Prozent bringen 80 Prozent

Bei den meisten Betrieben kommt ein Großteil des Umsatzes von wenigen Kunden – und ein Großteil des Ärgers ebenfalls von wenigen. Beides ist eine Liste wert. Die Frage ist nicht „Wie schaffe ich mehr?“, sondern „Welche 20 Prozent meiner Arbeit bringen den Ertrag, und was davon kann ich ausbauen?“

Dazu das Parkinsonsche Gesetz: Gib einer Aufgabe einen halben Tag, und sie dauert einen halben Tag. Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Gegenmittel ist die gesetzte Frist – für das Angebot, für die Buchhaltung, für die Besprechung.

Werkzeuge, die reichen

Ein Kalender mit Zeitblöcken und Farben. Eine Aufgabenliste mit Fälligkeitsdatum – eine, nicht drei. Ein fester Wochenrückblick von 20 Minuten. Mehr braucht kein Kleinbetrieb, und mehr hält auch niemand durch.

Häufige Fragen

Ich kann Anrufe nicht ignorieren, meine Kunden erwarten Erreichbarkeit. Dann versprich Erreichbarkeit zu festen Zeiten und halte sie. Berechenbarkeit schlägt ständige Verfügbarkeit – und sie kostet weniger Nerven.

Was mache ich mit Aufgaben, die immer liegen bleiben? Entweder sie sind unwichtig, dann streiche sie; oder sie sind zu groß, dann zerlege sie in einen ersten Schritt von 20 Minuten.

Lohnt sich Abgeben bei einem Ein-Personen-Betrieb? Ja, sobald eine Stunde deiner Arbeit mehr einbringt, als die abgegebene Stunde kostet – Buchhaltung, Reinigung und Fahrten sind die üblichen ersten Kandidaten.

Dieser Text fasst den Kurs Selbstmanagement der Gründerberatung der DKMU GmbH zusammen. Über den AVGS der Agentur für Arbeit ist er für dich kostenlos. Weiter geht es mit Büromanagement und Die häufigsten Fehler beim Start in die Selbstständigkeit. Alle Themen stehen in der Übersicht Gründerwissen.

Stand der Angaben: Oktober 2026. Dieser Text gibt den Inhalt unseres Kurses wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.