Finanzbuchhaltung

Buchhaltung ist keine Pflichtübung für das Finanzamt, sondern dein Blick auf das eigene Unternehmen. Wer seine Zahlen kennt, erkennt früh, ob sich etwas rechnet. Wer sie nicht kennt, erfährt es erst, wenn der Steuerbescheid kommt. Dieser Text fasst zusammen, was im Kurs in sechs Lerneinheiten erklärt wird – von der Gewinnermittlung über Abschreibungen und den Firmenwagen bis zu den Grundsätzen, nach denen ein Prüfer dein Zahlenwerk beurteilt.

EÜR oder Bilanz – wer darf was?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die einfache Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben, nach dem Zahlungszeitpunkt. Die Bilanz (Betriebsvermögensvergleich) erfasst jeden Vorgang doppelt und bewertet Vermögen und Schulden. Der Aufwandsunterschied ist erheblich – und damit auch der Unterschied bei den Steuerberaterkosten.

EÜR darf nutzen, wer dazugehört:

• alle Freiberufler – unabhängig von der Höhe ihrer Einkünfte,
• Kaufleute und Gewerbetreibende mit weniger als 80.000 Euro Gewinn oder weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr. Eine Überschreitung reicht für den Ausschluss – du musst nicht beide Grenzen reißen.

Ausgeschlossen sind Unternehmen, die bilanzieren dürfen, und alle, die im Handelsregister eingetragen sind. Das ist einer der Gründe, weshalb die Eintragung mehr kostet als die Notargebühr.

Die EÜR ist Teil deiner Einkommensteuererklärung; die Frist endet am 31. Juli des Folgejahres. Sie besteht aus der Anlage EÜR als Hauptteil und – je nach Fall – der Anlage AVEÜR (Anlagenverzeichnis), ER (Ergänzungsrechnung), SE (Sonderbetriebseinnahmen und -ausgaben) und AVSE.

Ein Punkt, der Gründern regelmäßig entgeht: Entnahmen erhöhen den zu besteuernden Gewinn. Geld, das du aus dem Betrieb für dich herausnimmst, ist keine Betriebsausgabe.

Betriebsausgaben: was wirklich zählt

Typische Betriebsausgaben sind Gegenstände und Geräte – Smartphone samt Zubehör, Büroeinrichtung und Möbel, EDV und Drucker, Software und Lizenzen, Fachbücher – sowie laufende Kosten wie Reinigung, Fahrt- und Reisekosten, Catering und Bewirtung, Versicherungen und Kammerbeiträge (IHK).

Schwierig wird es immer dort, wo Privatnutzung mitspielt: Arbeitszimmer, Telefon und Internet, Fahrzeug. Für diese Fälle gibt es feste Regeln statt Ermessen – und genau die gehen wir im Kurs durch. Bewirtungskosten behandelt die eigene Lerneinheit Bewirtungsbeleg.

Abschreibung: Kosten über die Jahre verteilen

Was länger als ein Jahr genutzt wird, darfst du nicht sofort absetzen, sondern verteilt über die Nutzungsdauer – das ist die Absetzung für Abnutzung (AfA). Die Nutzungsdauer ist nicht frei wählbar, sondern steht in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums.

Das Beispiel aus dem Kurs: Ein Auto für 36.000 Euro, gekauft am 24. August, Nutzungsdauer sechs Jahre. Das sind 6.000 Euro im Jahr, also 500 Euro im Monat. Der Monat der Anschaffung wird voll mitgerechnet, August bis Dezember sind fünf Monate – im ersten Jahr 2.500 Euro. Dann fünf Jahre je 6.000 Euro, und im siebten Jahr die restlichen 3.500 Euro. Eine Anschaffung im August streckt die Abschreibung also über sieben Kalenderjahre.

Es gibt drei Arten: die lineare Abschreibung (gleichmäßiger Wertverlust), die degressive (zu Beginn viel, dann abnehmend) und die Sonderabschreibung (selten, meist als steuerliche Begünstigung oder Förderung). Wenn das Ziel Gewinnminderung im laufenden Jahr ist, ist degressiv im ersten Jahr oft besser – im Kursbeispiel 33,33 Prozent statt 20 Prozent linear. Dafür sinkt der Betrag jedes Jahr und die Abschreibung zieht sich insgesamt länger hin.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – hier liegt echtes Geld

Nicht jeder Gegenstand ist es wert, über Jahre abgeschrieben zu werden. Für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gibt es deshalb Wahlrechte:

Achtung, die Entscheidung gilt für das ganze Jahr: Wer den Sammelposten einmal verwendet, muss ihn für dieses Jahr durchgängig verwenden – die Wahlmöglichkeit entfällt. Der Sammelposten wird über fünf Jahre abgeschrieben, also mit 20 Prozent jährlich.

Welche Variante günstiger ist, hängt von deinem Inventar ab – und der Unterschied ist groß. Zwei Beispiele aus dem Kurs:

• Für Sofortabschreibung: ein GWG zu 100 €, eines zu 400 €, eines zu 500 €, eines zu 700 €. Sofort abgeschrieben: 1.700 Euro. Über den Pool: 100 € sofort plus 1.600 € × 0,2 = 420 Euro. Die Sofortabschreibung ist viermal besser.
• Für den Pool: ein GWG zu 100 €, eines zu 400 €, dazu fünf Stück zu 900 € mit zehn Jahren Nutzungsdauer. Einzeln: 500 € plus 450 € = 950 Euro. Über den Pool: 100 € plus 4.900 € × 0,2 = 1.080 Euro. Jetzt ist der Pool besser.

Die Regel dahinter: Je mehr Gegenstände zwischen 800 und 1.000 Euro mit langer Nutzungsdauer du anschaffst, desto eher lohnt der Sammelposten.

Der Firmenwagen

Für viele der schönste Vorteil der Selbstständigkeit – und einer der am häufigsten falsch gerechneten. Zuerst die Zuordnung:

• unter 10 Prozent betriebliche Nutzung: kein Firmenwagen, das Fahrzeug bleibt privat.
• 10 bis 50 Prozent: Wahlrecht – du kannst es als gewillkürtes Betriebsvermögen ins Firmenvermögen nehmen.
• über 50 Prozent: Pflicht, das Fahrzeug gehört zum Betriebsvermögen.

Für den privaten Nutzungsanteil – den geldwerten Vorteil – gibt es zwei Wege.

Die 1-Prozent-Regel ist schnell und pauschal. Grundlage ist der Bruttolistenpreis, also der offizielle Listenpreis mit Umsatzsteuer – auch wenn du den Wagen gebraucht oder mit Rabatt gekauft hast und selbst vorsteuerabzugsberechtigt bist. Abgerundet wird auf Hunderter. Das Kursbeispiel: Listenpreis 49.999 Euro, abgerundet 49.900 Euro. Davon 1 Prozent sind 499 Euro im Monat. Dazu kommt der Zuschlag für den Arbeitsweg: 0,03 Prozent je Entfernungskilometer, bei 20 Kilometern also 0,03 % × 20 × 49.900 € = 299,40 Euro. Zusammen 798,40 Euro geldwerter Vorteil pro Monat, die auf Gehalt oder Gewinn angerechnet und versteuert werden. Das sind knapp 9.600 Euro im Jahr – bei einem Wagen, den du vielleicht für 30.000 Euro gekauft hast.

Das Fahrtenbuch ist aufwendig, aber oft deutlich günstiger. Das Kursbeispiel: Ein Fahrzeug verursacht 9.000 Euro Kosten im Jahr, 80 Prozent geschäftlich, 20 Prozent privat – das ergibt 1.800 Euro geldwerten Vorteil im Jahr statt rund 9.600 Euro bei der Pauschale. Das Fahrtenbuch muss dafür aber vollständig und zeitnah geführt sein; nachlässige Arbeitsweise erkennt das Finanzamt und verwirft es.

Eine Ausnahme lohnt sich zu kennen: Bei Werkstattwagen und anderen Fahrzeugen, die für den privaten Gebrauch ungeeignet sind, muss das Finanzamt die Privatnutzung beweisen. Gelingt ihm das nicht, entfallen 1-Prozent-Regel und Fahrtenbuch vollständig.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Hinter den GoB steht eine einfache Frage: Kann ein externer Prüfer sich in deinen Unterlagen zurechtfinden? Es geht um Rechenschaft, Berichterstattung und Gläubigerschutz. Die wichtigsten Grundsätze:

• Klarheit und Übersichtlichkeit – ein Dritter muss es lesen können.
• Vollständigkeit – alle vermögensverändernden Vorgänge werden erfasst, auch alle Unterformen einer Kategorie.
• Einzelbewertung – jeder Geschäftsvorfall wird einzeln gekennzeichnet.
• Ordnungsmäßigkeit – chronologische Erfassung in der richtigen Reihenfolge.
• Sicherheit – archivsichere Aufbewahrung, am besten in der Cloud oder auf mindestens zwei Geräten, mit lückenloser Nachweisbarkeit.
• Belegprinzip – keine Buchung ohne Beleg. Das ist der Grundsatz, an dem die meisten Prüfungen hängen.
• Realisationsprinzip – Gewinne erst ansetzen, wenn sie realisiert sind.
• Imparitätsprinzip – Gewinne und Verluste werden ungleich behandelt: Gewinne erst, wenn sie realisiert sind, Verluste schon, wenn sie drohen.
• Niederstwertprinzip – bei der Bewertung von Vermögensgegenständen gilt immer die vorsichtige Schätzung.
• Wertaufhellung – was nach dem Stichtag bekannt wird, aber das alte Jahr betrifft, wird noch dort berücksichtigt.

Wie lange musst du Belege aufbewahren?

Die Pflicht kommt aus drei Gesetzen: § 147 AO für jeden, der Bücher oder Aufzeichnungen führt – also auch für Einzelunternehmer mit EÜR und für Freiberufler –, § 257 HGB für Kaufleute und § 14b UStG für Rechnungen, die du ausstellst und erhältst. Auch Kleinunternehmer sind davon nicht ausgenommen.

Merksatz: zehn, acht, sechs. Und entscheidend ist der Fristbeginn: Sie läuft nicht ab dem Belegdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Ein Beleg vom März 2025 wird damit erst am 31. Dezember 2033 frei.

Warum das wichtig ist: Fehlt der Beleg, fehlt die Betriebsausgabe und fehlt der Vorsteuerabzug. Der Prüfer schätzt dann – und er schätzt nicht zu deinen Gunsten.

Wenn du Bargeld annimmst: Kasse, TSE und Belegausgabe

Im Café, im Laden, im Salon oder am Marktstand gilt: Wer Bargeld annimmt, muss jeden Euro nachweisen können. Bei einer Überweisung gibt es einen Kontoauszug, beim Bargeld nur deine Aufzeichnungen – deshalb verlangt das Gesetz, dass sie vollständig und manipulationssicher sind. Du hast zwei Möglichkeiten:

• Offene Ladenkasse – eine Geldkassette ohne Elektronik. Keine TSE, keine Belegausgabepflicht, aber täglich ein Kassenbericht mit Zählprotokoll, und bei einer Prüfung ist die Richtigkeit schwerer zu beweisen.
• Elektronische Kasse – Kassensystem oder Kassen-App. Sie braucht eine zertifizierte TSE (technische Sicherheitseinrichtung), ist beim Finanzamt zu melden, und es gilt die Belegausgabepflicht. Dafür bekommst du Auswertungen und Tagesabschlüsse auf Knopfdruck.

Die TSE ist seit 2020 für jede elektronische Kasse Pflicht. Sie protokolliert jeden Vorgang mit Zeitstempel und Signatur; nachträgliche Änderungen fallen sofort auf. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein und gibt es als Hardware (Stick oder Karte) oder als Cloud-Lösung im Abo. Die eine Frage beim Kassenkauf lautet deshalb: Ist eine zertifizierte TSE dabei?

Die Belegausgabepflicht heißt: Zu jedem Verkauf gibt es einen Beleg – auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, elektronisch per QR-Code oder E-Mail. Der Kunde muss ihn nicht mitnehmen, du musst ihn aber ausgeben oder anbieten. Eine Befreiung ist nur auf Antrag und die Ausnahme. Verstöße gegen die Kassenpflichten – eine fehlende TSE oder keine Belegausgabe – können mit einem Bußgeld bis 25.000 Euro geahndet werden.

Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer

Die Gewerbesteuer berechnet sich aus der Steuermesszahl von 3,5 Prozent multipliziert mit dem Hebesatz der Gemeinde. Bei einem Hebesatz von 425 Prozent – dem Wert für Ludwigshafen – ergibt das 14,875 Prozent. Die Spannweite ist erheblich: mindestens 7 Prozent, im Durchschnitt rund 14 Prozent, und bundesweit reichen die Hebesätze von 200 Prozent (Langenwohlschendorf in Thüringen) bis 600 Prozent (Wettlingen in Rheinland-Pfalz und Inden in Nordrhein-Westfalen). Der Standort ist damit eine Steuerentscheidung – im Kurs vergleichen wir die Hebesätze mehrerer Bundesländer.

Die Körperschaftsteuer beträgt immer 15 Prozent und trifft nur Kapitalgesellschaften. Zusammen mit der Gewerbesteuer landet eine GmbH damit bei rund 30 Prozent auf Unternehmensebene. Was das für die Wahl der Rechtsform bedeutet, rechnen wir im Kurs Rechtsformen durch.

Häufige Fragen

Brauche ich einen Steuerberater?

Pflicht ist er nicht. Aber je mehr du selbst verstehst, desto günstiger wird er – und desto besser erkennst du, wenn etwas nicht stimmt. Genau dafür ist dieser Kurs gemacht.

Lohnt sich ein Firmenwagen?

Nur wenn du rechnest. Bei hoher privater Nutzung und einem teuren Listenpreis ist die 1-Prozent-Regel schnell teurer als der Vorteil. Das Fahrtenbuch ist oft günstiger, kostet aber Disziplin.

Kann ich meine Belege digital aufbewahren?

Ja, und es ist sogar empfehlenswert – Thermopapier verblasst. Wichtig ist die archivsichere Ablage: Cloud oder mindestens zwei Geräte, lückenlos nachweisbar.

Ab wann muss ich bilanzieren?

Wenn du über 80.000 Euro Gewinn oder über 800.000 Euro Umsatz kommst oder im Handelsregister eingetragen bist. Eine der beiden Grenzen genügt.

Was dich in diesem Kurs erwartet

Sechs Lerneinheiten mit Video und Wissenstest: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Betriebsausgaben, Abschreibung, Firmenwagen, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer.

Der Kurs gehört zur Gründerberatung der DKMU GmbH und ist über den AVGS der Agentur für Arbeit für dich kostenlos. Weiter geht es mit Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Ordnungsgemäße Rechnungsstellung. Alle Themen stehen in der Übersicht Gründerwissen.

Stand der Angaben: Oktober 2026; Fristen, Grenzen und Hebesätze ändern sich. Die DKMU GmbH arbeitet gemäß § 6 Nr. 3 und 4 StBerG – dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.