Ordnungsgemäße Rechnungsstellung

Eine fehlerhafte Rechnung kostet doppelt: Dein Kunde zahlt später, und das Finanzamt streicht ihm den Vorsteuerabzug. Deshalb ist die Rechnung nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern die Grundlage für die buchhalterische Erfassung und die steuerliche Absetzbarkeit – auf beiden Seiten. Dieser Text fasst zusammen, was im Kurs in drei Lerneinheiten erklärt wird.

Gleich vorweg eine Unterscheidung, die oft verwischt wird: Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Eine Quittung ist der Nachweis, dass eine Ware oder Leistung gekauft und bezahlt wurde.

Warum du die Regeln kennen musst, obwohl die Software sie kennt

Rechnungssoftware zu nutzen ist richtig – sie spart Zeit und verhindert Fehler. Aber sie ersetzt die Grundkenntnisse nicht, und zwar aus einem Grund, an den die meisten nicht denken: Du brauchst sie, um die Rechnungen anderer zu prüfen. Und diese Prüfung gehört zeitnah erledigt, nicht gesammelt zum Jahresabschluss. Fehler, die zu spät auffallen, verursachen nicht nur Arbeit, sondern auch steuerliche Nachteile – rückwirkend lässt sich eine Rechnung oft nur mit Mühe korrigieren, wenn der Kunde überhaupt noch antwortet.

Die Pflichtangaben in drei Gruppen

Im Kurs sortieren wir die Anforderungen nach drei Blickwinkeln: Angaben zu den Beteiligten, formale Anforderungen an das Dokument und Angaben zur Lieferung oder Leistung.

1. Angaben zu den Unternehmen

1. Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
3. gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
4. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Beteiligten, sofern vorhanden

Die Rechtsform muss mit angegeben werden. „DKMU“ genügt nicht, es muss „DKMU GmbH“ heißen. Das klingt kleinlich, ist aber eine echte Fehlerquelle – auch bei eingehenden Rechnungen.

Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung reicht es nicht, die Umsatzsteuer einfach weglassen. Es gibt verschiedene Gründe für 0 Prozent, und der Leistungsempfänger muss je nach Grund unterschiedlich kontieren. Deshalb ist der Hinweis verpflichtend:

• § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung; für Gründer meist der eigene Fall (siehe Kleinunternehmerregelung).
• § 13b UStG – Reverse-Charge, etwa beim innergemeinschaftlichen Erwerb oder bei Bauleistungen.
• § 4 UStG – echte Steuerbefreiungen, zum Beispiel bei medizinischen Leistungen und in der Bildung.

Zur USt-IdNr. ein wichtiger Punkt: Sie ist nur dann Pflicht, wenn du sie beantragt hast. Hast du sie beantragt, muss sie überall stehen – im Impressum deiner Website, auf Rechnungen, auf Angeboten. Eine ordentliche Fußzeile oder E-Mail-Signatur erledigt vieles davon auf einmal: Firmenname mit Rechtsform, Anschrift, Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr., Telefon, E-Mail und Website.

2. Formale Anforderungen

5. Ausstellungsdatum der Rechnung
6. eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer

Das Ausstellungsdatum ist nicht zwingend das Lieferdatum – beides kann auseinanderfallen und beides wird gebraucht. Das Rechnungsdatum bestimmt die Zahlungsfrist und ist steuerlich relevant.

Die Rechnungsnummer wirft die meisten Fragen auf. Sie muss fortlaufend sein – 0001, 0002, 0003 –, denn ohne eindeutige, fortlaufende Nummerierung wäre eine Prüfung nicht möglich. Dabei gibt es mehr Freiheit, als viele glauben:

• Du kannst nach Jahr und Monat gliedern: statt 0001 also JJJJMM+0001, zum Beispiel 2023040001.
• Ein Präfix ist erlaubt, etwa AR für Ausgangsrechnungen.
• Fortlaufend heißt nicht, dass du bei 1 anfangen musst. Die erste Rechnung darf auch 0114 oder 2023040114 heißen. Für Gründer ist das praktisch: Die erste Rechnung mit der Nummer 0001 verrät jedem Kunden, dass er der erste ist.

3. Angaben zur Lieferung und Leistung

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
8. Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung
9. Entgelt, also der Nettobetrag
10. der Steuersatz – 7 oder 19 Prozent
11. Skonto, Rabatte, Anzahlungen und ähnliche Vereinbarungen
12. der Umsatzsteuerbetrag in Euro

Punkt 12 wird gern vergessen: Es genügt nicht, „zzgl. 19 % USt“ zu schreiben – der Betrag muss als Zahl dastehen. Und bei mehreren Steuersätzen auf einer Rechnung wird je Satz aufgeteilt. Wie die Umsatzsteuer korrekt gerechnet wird, steht im Kurs Umsatzsteuer.

Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Beim Bäcker fragt niemand nach Name und Adresse – und trotzdem ist die Quittung ein gültiger Beleg. Das geht, weil es für Beträge bis 250 Euro brutto erleichterte Anforderungen gibt. Die meisten Kleinbetragsrechnungen sind genau das: Quittungen.

Was entfällt:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• die USt-IdNr.
• die eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Skonto und Anzahlungen
• der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• die Pflicht, die Umsatzsteuer als absolute Zahl auszuweisen – der Bruttobetrag genügt, solange nur ein Steuersatz verwendet wurde

Was bleiben muss: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, der Steuersatz und der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Wo die Erleichterung nicht gilt: bei grenzüberschreitendem Handel, beim innergemeinschaftlichen Erwerb und im Reverse-Charge-Verfahren. Dort braucht es auch bei kleinen Beträgen die vollständige Rechnung.

Und eine Einordnung, die in der Praxis wichtiger ist als die Regel selbst: Die Kleinbetragsrechnung ist ein Angebot, keine Pflicht. Wer mit vernünftiger Software arbeitet, stellt immer reguläre Rechnungen – das ist einfacher, als zwei Regelwerke parallel im Kopf zu halten. Im Einzelhandel, in der Bäckerei, am Marktstand ist die Erleichterung dagegen praktisch unverzichtbar.

Praxis: eingehende Rechnungen prüfen

Die dritte Lerneinheit ist die praktische: Welche Werkzeuge sich bewähren, wie du eingehende Rechnungen systematisch prüfst und welche Fehler am häufigsten vorkommen. Auf der Lernplattform liegt dazu eine Musterrechnung zum Herunterladen, die du als Vorlage für deine ersten Rechnungen nutzen kannst.

Die kurze Prüfliste für jede eingehende Rechnung: Stimmt die Rechtsform? Ist meine Anschrift vollständig? Steht der Umsatzsteuerbetrag als Zahl da? Passt der Steuersatz zur Leistung? Und wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist – steht der Grund dabei?

Zwei Hinweise aus der Praxis, die über die Formalien hinausgehen: Thermopapier verblasst. Scanne Belege direkt mit einer Scanner-App, am besten noch im Lokal oder im Laden. Und bedenke die Aufbewahrungsfristen – Rechnungen gehören acht Jahre aufbewahrt, Bücher und Jahresabschlüsse zehn. Die Fristen und ihre Berechnung stehen im Kurs Finanzbuchhaltung.

Häufige Fragen

Muss ich bei 1 anfangen zu nummerieren?

Nein. Die Nummer muss eindeutig und fortlaufend sein, der Startwert ist frei. Jahr und Monat als Präfix sind erlaubt.

Was, wenn ich eine Pflichtangabe vergessen habe?

Dann korrigierst du die Rechnung und stellst sie neu – mit Hinweis auf die ursprüngliche. Für den Kunden hängt daran der Vorsteuerabzug, deshalb merkt er es meist zuerst.

Reicht „zzgl. MwSt.“?

Nein. Der Umsatzsteuerbetrag muss in Euro ausgewiesen sein, zusätzlich zum Steuersatz.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

Ja, die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von den Formvorschriften. Dazu kommt der Pflichthinweis auf § 19 UStG.

Ist eine Quittung eine Rechnung?

Nicht dasselbe: Die Rechnung fordert zur Zahlung auf, die Quittung bestätigt sie. Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro kann aber beides in einem Dokument sein.

Was dich in diesem Kurs erwartet

Drei Lerneinheiten mit Video und Wissenstest: Grundlagen und Pflichtangaben, die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro sowie Belege und Rechnungen in der Praxis – mit Werkzeugempfehlungen und Musterrechnung zum Herunterladen.

Der Kurs gehört zur Gründerberatung der DKMU GmbH und ist über den AVGS der Agentur für Arbeit für dich kostenlos. Weiter geht es mit Umsatzsteuer, Bewirtungsbeleg und Finanzbuchhaltung. Alle Themen stehen in der Übersicht Gründerwissen.

Stand der Angaben: Oktober 2026. Die DKMU GmbH arbeitet gemäß § 6 Nr. 3 und 4 StBerG – dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.