Lohnbuchhaltung

Mit dem ersten Mitarbeiter wirst du Arbeitgeber – und das ist ein anderer Beruf als der, für den du gegründet hast. Die Lohnabrechnung ist dabei nur die Spitze: Dahinter stehen Meldepflichten, Beitragsgruppen und Fristen, bei denen Fehler teuer werden. Die gute Nachricht: Es gibt an vielen Stellen legale Wege, dem Mitarbeiter mehr netto zu geben, ohne dass es dich mehr kostet. Dieser Text fasst zusammen, was im Kurs in acht Lerneinheiten erklärt wird.

Was dich ein Mitarbeiter wirklich kostet

Zuerst die Zahl, die über jede Personalentscheidung steht. Bei einem sozialversicherungspflichtig Beschäftigten ohne besondere Merkmale (Personengruppe 101) liegt die Gesamtbelastung im Kursbeispiel bei rund 61,37 Prozent – bei angenommenen 16 Prozent individueller Steuer, 21,05 Prozent Sozialabgaben beim Arbeitnehmer und 24,32 Prozent beim Arbeitgeber.

Auf deiner Seite kommen zu den halben Sozialversicherungsbeiträgen noch die Umlagen hinzu: rund 0,80 Prozent Unfallversicherung, 2,50 Prozent U1 (Entgeltfortzahlung bei Krankheit), 0,45 Prozent U2 (Mutterschaft) und 0,12 Prozent Insolvenzgeldumlage. Diese vier Posten vergessen Gründer in ihrer Kalkulation fast immer.

Dass es auch anders geht, zeigt der Vergleich im Kurs:

Werkstudenten sind damit mit Abstand die günstigste Form regulärer Beschäftigung – aber der Status ist empfindlich: Ein Student darf 20 Stunden pro Woche nicht überschreiten, außer in den Semesterferien beziehungsweise der vorlesungsfreien Zeit. Eine weitere Ausnahme gilt, wenn die Stunden auf Abende, Nächte oder Wochenenden fallen. Wer die Grenze reißt, verliert den Status – und zahlt rückwirkend.

Lohn, Gehalt und die Logik der Abzüge

Erstens eine Entwarnung: Rechtlich gibt es keinen Unterschied zwischen Arbeiter und Angestelltem – beide sind Arbeitnehmer. Lohn und Gehalt unterscheiden sich in der Bezugsgröße (Stunden gegen Monatsbetrag), nicht im Recht.

Zweitens der Satz, an dem die ganze Abrechnung hängt: Beitragspflicht führt zur Steuerpflicht – aber nicht umgekehrt. Es gibt keine Beitragspflicht ohne Steuerpflicht, aber sehr wohl Steuerpflicht ohne Beitragspflicht. Genau in dieser Lücke liegen die meisten Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung.

Der schematische Aufbau jeder Abrechnung:

• Bruttoentgelt (Lohn oder Gehalt)
• plus Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
• = steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt
• minus Steuerabzüge: Lohnsteuer nach Steuerklasse, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag
• minus Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• = Nettoentgelt, in der Regel auch der Überweisungsbetrag

Die Pflichtangaben der Lohnabrechnung

Was auf eine Abrechnung muss, steht in § 108 der Gewerbeordnung: Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Grundvergütung, Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und Prämien, Sonderzahlungen, Art und Höhe aller Brutto- und Nettoabzüge sowie das Nettoentgelt.

Das Design ist dagegen nicht vorgeschrieben. Solange die gesetzlichen Angaben enthalten sind, darf die Abrechnung aussehen, wie du willst – empfehlenswert ist natürlich eine Form, die der Mitarbeiter versteht.

In der Praxis besteht sie aus drei Teilen:

• Kopfteil: Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Personalnummer, Geburtsdatum, Konfession, aktueller Urlaubsanspruch, Kinder- und sonstige Freibeträge, Hinweis auf Midijob oder Mehrfachbeschäftigung, Versicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse und Steuer-ID, Beginn und gegebenenfalls Ende der Beschäftigung, Abrechnungszeitraum.
• Hauptteil: Bruttogehalt, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge, Sachleistungen, steuerfreie Beträge, vermögenswirksame Leistungen, persönliche Abzüge und Aufwandsentschädigungen – und am Ende der Nettobetrag.
• Schlussteil: Jahreswerte sowie Netto-Bezüge und -Abzüge; hier landen geldwerte Vorteile, Vorschüsse und Ähnliches.

Steuerfreie Zuschläge – echtes Geld für Schichtbetriebe

Zuschläge für Arbeit zu unangenehmen Zeiten sind steuerfrei. Für Gastronomie, Pflege, Handel und Produktion ist das die wirksamste Stelle überhaupt:

Beitragsgruppenschlüssel: die vier Ziffern

Jede Meldung zur Sozialversicherung trägt einen vierstelligen Schlüssel. Die Reihenfolge ist KV – RV – AV – PV: erste Ziffer Krankenversicherung, zweite Rentenversicherung, dritte Arbeitslosenversicherung, vierte Pflegeversicherung.

Dazu kommt der Tätigkeitsschlüssel, der Schulabschluss, Ausbildungsabschluss, Arbeitnehmerüberlassung, Vertragsform und ausgeübte Tätigkeit verschlüsselt. Für ihn gibt es einen Online-Rechner der Bundesagentur für Arbeit – im Kurs zeigen wir, wie man ihn benutzt.

Nettolohnoptimierung: 20 Wege

Mehr netto für denselben Aufwand – das ist der Teil, der Mitarbeiter bindet, ohne den Personalkostenblock zu sprengen. Der Kurs geht zwanzig Möglichkeiten durch; hier die wichtigsten Gruppen:

• Sachbezüge: 50 Euro monatliche Freigrenze und 60 Euro für Sachbezüge zu persönlichen Anlässen.
• Betriebsveranstaltungen und Geschenke.
• Betriebliche Altersvorsorge – mit einem Punkt, den viele nicht kennen: Seit Januar 2022 muss der Arbeitgeber 15 Prozent der eingesparten Sozialversicherungsbeiträge als Zuschuss leisten.
• Erholungsbeihilfe zum Urlaub und Mitarbeiterbeteiligungen.
• Essenszuschüsse in vier Formen: vergünstigte Kantinenmahlzeiten, analoge Papiergutscheine, nachträgliche Erstattung durch digitale Belegeinreichung oder eine Guthabenkarte. Die Kantine lohnt sich erst für mittlere bis große Betriebe – Aufwand, Betriebskosten und unterschiedliche Ernährungsgewohnheiten sprechen bei kleinen Firmen dagegen.
• Fahrrad, Firmenwagen und Garagenstellplatz, Fahrtkostenzuschuss und Jobticket.
• Gesundheitsförderung, Kinderbetreuung, Unterstützung in Notsituationen, Personalrabatte.
• PC, Notebook, Smartphone und Tablet sowie Telefon- und Internetkosten.
• Trinkgeld, Umzug, vergünstigte Vermietung und Verpflegungsmehraufwendungen.

Ein Begriff, der über Erfolg und Nachzahlung entscheidet: Freigrenze ist nicht Freibetrag. Bei einer Freigrenze wird nach dem Überschreiten der gesamte Betrag besteuert. Bei einem Freibetrag nur die Differenz. Die 50 Euro Sachbezug sind eine Freigrenze – wer 51 Euro gibt, versteuert alle 51 Euro. Das ist der häufigste Fehler in diesem Bereich.

Beim Firmenwagen gelten dieselben Regeln wie beim Unternehmer selbst: 1-Prozent-Regel vom Bruttolistenpreis plus 0,03 Prozent je Entfernungskilometer, oder Fahrtenbuch. Bei Kastenwagen und Werkstattfahrzeugen, die für den privaten Gebrauch ungeeignet sind, muss das Finanzamt die Privatnutzung beweisen – gelingt das nicht, entfallen beide Methoden. Alternativ zahlt der Arbeitgeber für das private Fahrzeug eine Kilometerpauschale von 30 Cent; die letzte Lösung ist die Steuererklärung des Mitarbeiters. Die Rechnung dazu steht im Kurs Finanzbuchhaltung.

Exkurs Personal: Vertrag, Angaben, Meldung

Drei Lerneinheiten behandeln, was vor der ersten Abrechnung passieren muss:

• Der Arbeitsvertrag – welche Punkte hineingehören und welche Klauseln regelmäßig unwirksam sind. Vertieft im Kurs Arbeitsrecht für Gründer und KMU.
• Die Personalangaben – welche Daten du vom Mitarbeiter brauchst, bevor du abrechnen kannst: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession, Kinder, Vorbeschäftigungen.
• Die Sofortmeldepflicht – in einigen Branchen muss die Anmeldung vor Arbeitsbeginn erfolgen. Was dort auf dem Spiel steht, zeigt der Kurs Sofortmeldepflicht.

Und nicht vergessen: Bevor du überhaupt jemanden anmelden kannst, brauchst du die Betriebsnummer von der Deutschen Rentenversicherung und die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft – siehe Unternehmensgründung in Deutschland.

Häufige Fragen

Was kostet mich ein Mitarbeiter über das Bruttogehalt hinaus?

Rund ein Viertel des Bruttos als Arbeitgeberanteil, plus Unfallversicherung und die Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeld. Rechne mit etwa 24 bis 25 Prozent Aufschlag.

Lohnt sich ein Minijob oder ein Werkstudent?

Werkstudenten sind mit rund 26 Prozent Gesamtbelastung die günstigste Variante, der Minijob liegt bei etwa 35 Prozent und trägt davon 31,4 Prozent beim Arbeitgeber. Beim Werkstudenten musst du aber die 20-Stunden-Grenze im Blick behalten.

Darf ich die Abrechnung selbst machen?

Ja. Entscheidend ist, dass die Angaben nach § 108 GewO enthalten sind und die Meldungen fristgerecht laufen. Die meisten Betriebe geben die Abrechnung ab, behalten aber die Kontrolle – dafür musst du sie lesen können.

Sind Zuschläge wirklich steuerfrei?

Bis zu den genannten Prozentsätzen des Grundlohns ja. Darüber hinaus sind sie normal steuer- und beitragspflichtig.

Was dich in diesem Kurs erwartet

Acht Lerneinheiten mit Video und Wissenstest: Sozialversicherungen, die Lohnabrechnung, beitragspflichtiges und steuerpflichtiges Einkommen, Personen- und Beitragsgruppen, Nettolohnoptimierung in zwei Teilen sowie der Exkurs Personal mit Arbeitsvertrag, Personalangaben und Sofortmeldepflicht.

Der Kurs gehört zur Gründerberatung der DKMU GmbH und ist über den AVGS der Agentur für Arbeit für dich kostenlos. Weiter geht es mit Sozialversicherung für Selbstständige, Arbeitsrecht für Gründer und KMU und Finanzbuchhaltung. Alle Themen stehen in der Übersicht Gründerwissen.

Stand der Angaben: Oktober 2026; Beitragssätze, Umlagen und Freigrenzen werden regelmäßig angepasst. Die DKMU GmbH arbeitet gemäß § 6 Nr. 3 und 4 StBerG – dieser Text ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.